En el caso de Outlook del paquete Office, no existe ninguna opción que permita mantener el programa en segundo plano, ocupando un espacio precioso en la barra de tareas.
Esta pequeña aplicación evita este problema.

Al ejecutarla, si Outlook está abierto, aparecerá un icono al lado del reloj, y si no está activo, el programa quedará en espera y colocará el icono cuando se inicie Outlook.

Este icono nos permitirá además, esconder y mostrar el Outlook. Si pulsamos sobre él, Outlook desaparecerá de la barra de tareas (aunque por supuesto sigue activo y completamente funcional). Si volvemos a pulsar, volverá a aparecer.

De esta forma podemos esconder el Outlook para que no nos moleste en el trabajo.

Cuando se haya recibido algún correo, nos avisará con un mensaje sonoro o un icono como el que aparece en la imagen al lado del reloj. Entonces podemos volver a mostrarlo, leer los nuevos mensajes, y volverlo a esconder para seguir con nuestras ocupaciones.

Si deseamos que el programa se cargue automáticamente al iniciar Windows, basta con que lo copiemos al directorio de Inicio de Windows, que suele estar ubicado en C:\Windows\Menu Inicio\Programas\Inicio.