Pasar un contrato por ChatGPT para que lo resuma, pedirle a Copilot que ordene una hoja de cálculo de clientes o subir un PDF a Gemini para que saque las fechas importantes se ha vuelto rutina en muchas oficinas y en muchas casas. El problema es que esos documentos casi siempre llevan dentro nombres, números de DNI, direcciones o cuentas bancarias de personas que no han dado permiso para acabar en un chat.
La Agencia Española de Protección de Datos lo dejó por escrito en enero de 2026, en un decálogo sobre el uso de la inteligencia artificial. Pide no subir datos personales como el nombre completo, la dirección, el teléfono o el DNI/NIE, eliminar la información que pueda identificar a otras personas y, en el trabajo, no incluir datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes.
Para cumplirlo sin renunciar a la IA hace falta un paso previo: quitar los datos personales del documento antes de subirlo. Hay programas y servicios web que prometen hacerlo, pero no todos hacen lo mismo. Repasamos qué conviene comprobar antes de elegir uno, con criterios que valen para cualquier herramienta y una prueba sencilla para no fiarse solo de lo que dice su página.
Anonimizar no es tachar: lo que tiene que hacer el programa
La primera pregunta es si la herramienta borra el dato o solo lo esconde. Un recuadro negro dibujado encima de un PDF puede dejar el texto intacto debajo, de modo que basta con seleccionarlo y copiarlo para recuperarlo. Una buena herramienta elimina el contenido original y, en las imágenes, graba el tapado en los propios píxeles, de forma que debajo no quede nada.
La segunda es qué pasa con los metadatos. Casi cualquier archivo guarda información que no se ve en la página: el nombre del autor, el de la empresa, el del equipo, comentarios o versiones anteriores. El Comité Europeo de Protección de Datos lo recuerda en sus propios formularios de consulta pública: esos metadatos viajan con el archivo cuando compartes una copia. Un programa serio los limpia o, como mínimo, te avisa de que siguen ahí.
Dónde se procesa el documento
Hay herramientas que suben el archivo a un servidor, lo procesan allí y te devuelven la copia limpia, y otras que trabajan en tu navegador o en tu propio ordenador. La diferencia importa, porque en el primer caso estás entregando el documento completo, con todos sus datos, a un tercero antes de haberlo anonimizado. Conviene leer con calma qué dice el servicio sobre dónde procesa los archivos y cuánto tiempo los conserva.
El mismo decálogo de la AEPD recomienda revisar las condiciones de cualquier servicio de IA antes de usarlo y elegir las versiones más seguras, porque además del texto se envían cookies, direcciones IP, metadatos e información del dispositivo. La advertencia vale igual para una herramienta de anonimización, y la Agencia la cierra con una frase que conviene tener presente: nadie da nada gratis.
Qué formatos y qué partes del archivo revisa
No basta con que acepte Word, PDF o Excel; importa qué parte de cada archivo lee. Un documento de Word puede guardar comentarios, cambios sin aceptar, encabezados con el nombre del cliente, notas al pie y texto con formato oculto. La ayuda de Microsoft reconoce que su Inspector de documento no detecta el texto escondido por otros medios, como la letra blanca sobre fondo blanco, así que una herramienta que solo mire la página visible se dejará cosas.
Con las hojas de cálculo pasa algo parecido: hojas ocultas, notas en las celdas o columnas estrechas que nadie abre. Con los documentos de identidad, el reto es otro, porque el dato está en una imagen y no en un texto. Si vas a tapar a menudo fotos del DNI o del pasaporte, comprueba que la herramienta reconoce los campos de la tarjeta y que también trata el reverso, donde las líneas de lectura mecánica repiten tus datos.
Anonimizar o seudonimizar: qué te devuelve la herramienta
Muchas herramientas pensadas para la IA no anonimizan en sentido estricto, sino que seudonimizan: cambian cada nombre por una etiqueta estable, como [PERSONA_1], y guardan la equivalencia para devolverte los datos reales en la respuesta. Es muy práctico, porque la IA trabaja con el documento entero y tú recibes un resultado que se entiende, pero conviene saber qué se está haciendo con los datos.
La AEPD explica la diferencia de forma sencilla: anonimizar genera un único conjunto de datos nuevo; seudonimizar genera dos, el texto seudonimizado y la información adicional que permite revertirlo. Por eso los datos seudonimizados siguen bajo el Reglamento General de Protección de Datos, y los anónimos no. La seudonimización reduce el riesgo, y el propio Reglamento la cita como medida de seguridad, pero no te saca de la ley.
El listón para hablar de anonimización de verdad, además, se está concretando. El Comité Europeo de Protección de Datos adoptó el 7 de julio de 2026 sus Directrices 02/2026 sobre anonimización, que proponen tres criterios para comprobarla: que no se puedan aislar los registros de una persona, que no se puedan enlazar con otros datos suyos y que no se pueda inferir información sobre ella. Están en consulta pública hasta el 30 de octubre de 2026.
Cómo probar una herramienta antes de fiarte de ella
La mejor forma de elegir es preparar un documento trampa con datos inventados: un nombre ficticio repetido en el cuerpo, en el encabezado y en una nota al pie, el apellido en mayúsculas, un DNI escrito con puntos y otro sin ellos, un comentario de un supuesto compañero y una línea con letra blanca. Si quieres empezar sin instalar nada, aquí tienes herramientas de anonimización para PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto y CSV, y otras para tapar el DNI o el pasaporte, que funcionan sin registro.
Después, abre la copia que te devuelve cada herramienta y busca el apellido, las últimas cifras del DNI y una palabra del comentario. Si aparece algo, ya sabes qué se le escapa. Repite la prueba con un PDF escaneado y con una foto, porque una herramienta que funciona bien con texto puede fallar con una imagen.
Si el uso va a ser diario, tiene sentido mirar programas que hagan ese paso sin que tengas que acordarte. Nonimo, por ejemplo, es una aplicación de escritorio para Mac y Windows que detecta nombres, números de DNI, IBAN y otros datos personales y los sustituye por marcadores en el propio ordenador antes de que el texto llegue a ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini. La IA trabaja igual, pero sin el dato real.