No importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande, lo fundamental para cualquier organización es lograr alcanzar los objetivos previamente determinados en el tiempo indicado y sin salirse del presupuesto asignado.
Alcanzar los objetivos planteados en tiempo y forma supone un desafío para cualquier tipo y tamaño de empresa, pero sin lugar a dudas es mucho más difícil para las PYMES, puesto que habitualmente cuentan con recursos más limitados.
Esta es una de las principales razones por las que dichas empresas han de poner todo su esfuerzo inicial en el proceso de gestión de proyectos identificando el objetivo deseado y, a partir del mismo, eligiendo el método más adecuado para lograr dicho objetivo. Para ello, la forma de colaborar entre los miembros del equipo juega un papel fundamental.
¿Qué es la gestión de proyectos en empresas?
El Project Management Institute, una organización sin fines de lucro con sede en los Estados Unidos y cuya finalidad es reunir profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos, define “proyecto” como una actividad única y temporal que se realiza en grupo.
- Es única porque tiene por objetivo una meta específica.
- Es temporal porque tiene un comienzo y un fin claramente determinados en el planeamiento inicial.
En todo caso, es de gran importancia para cualquier tipo de empresa contar con un software gestion de proyectos que les permita simplificar todos los procesos y aumentar la comunicación entre los miembros del equipo. No nos hemos de olvidar que el intercambio correcto de información es esencial para que una empresa logre cumplir sus objetivos.
Existe una gran variedad de software de gestión de proyectos. Si eliges los adecuados serás capaz de crear informes completos y de implementar la documentación necesaria para que todos los integrantes puedan compartir sus ideas y conocimientos. De esta forma serán capaces de contribuir activamente en una causa común para que la empresa pueda beneficiarse.
La importancia del trabajo en equipo en la gestión de proyectos
Si cada integrante del equipo tiene sus funciones claras, la gestión de proyectos de la empresa se encaminará de forma eficaz hacia el alcance de sus objetivos porque:
- Podrán comprender mejor cómo llevar a cabo su trabajo.
- Adquirirán un mayor compromiso con el grupo.
- Mejorará la comunicación entre ellos.
- Sabrán reconocer sus limitaciones y ajustarse a las mismas, sin las consecuentes pérdidas innecesarias de tiempo.
- Aumentará su capacidad de solucionar las posibles incidencias.
- Optimizarán su trabajo y por ende serán mucho más productivos.
El valor de la planificación
Sin una planificación adecuada, los miembros de un equipo de una empresa no podrán desarrollar una gestión de proyectos eficaz. Y esto sucederá porque no comprenderán cuál es su trabajo ni serán capaces de identificar los retos con los que han de enfrentarse. Asimismo, no podrán tener consciencia de cuáles son sus limitaciones.
Si la planificación se realiza de forma tal que permita llevar a cabo una gestión de proyectos eficaz, todos sabrán resolver las complicaciones que sin ninguna duda les irán surgiendo durante el camino.
Por último, tienes que saber que para tener la certeza de que un proyecto progresa adecuadamente es necesario realizar un seguimiento exhaustivo del mismo. De esta forma podrás ir realizando los ajustes necesarios que te permitirán alcanzar con éxito el objetivo final.
¿Tienes una empresa y has puesto manos a la obra con la gestión de proyectos? Déjanos tu experiencia en los comentarios, ¡nos beneficiaremos todos!